Digitalisierung und Automatisierung

Der Kunde

vorsprung. ist ein Trainingsinstitut, welches sich mit Personalentwicklung, unter anderem in den Bereichen Führung, Verkauf, Projektmanagement und auch Telefon-Marketing beschäftigt. Im Fokus stehen dabei fachliche, personale und soziale Kompetenzen. Diese lebendig und erlebnisreich zu vermitteln, sieht vorsprung. als seine Aufgabe an. Um dies zu erreichen, werden zielgerichtete Seminare und Workshops angeboten, die individuell auf die Kundenbedürfnisse abgestimmt sind.

Das Problem

Der stark individualisierte Ansatz bei der Kundenbetreuung und deren unterschiedlichen Bedürfnisse erfordern eine ständige interne Kommunikation. Für jeden Kunden muss ein individuelles Profil angelegt werden und die inhaltliche Arbeit der einzelnen Mitarbeiter muss ständig koordiniert sowie aufeinander angestimmt werden. Da für die Arbeit bislang vor allem Software eingesetzt wurde, die lokal auf den Rechnern der einzelnen Mitarbeiter installiert ist, erwies sich diese Aufgabe als äußert zeitintensiv und fehleranfällig, zum Beispiel durch unterschiedliche Versionen eines Dokuments auf verschiedenen Rechnern.

Die Lösung

Durch den Wechsel zu einer cloudbasierten Office-Lösung soll der Koordinierungsaufwand minimiert und dadurch Zeit eingespart werden. Diese wurde den Berater Fatih Enzian eingerichtet und die Mitarbeiter durch eine Schulung in die Nutzung eingewiesen. Hier wurde vor allem Wert gelegt auf die Möglichkeiten zum kollaborativen Arbeiten, aber auch darüber hinausgehende Anwendungsfälle, wie beispielsweise die Nutzung der neu eingeführten Werkzeuge zur Durchführung interner Befragungen.

Das Ergebnis

Durch die Verwendung der neuen Software konnte der Arbeitsfluss deutlich effizienter gestaltet werden. Das Problem unterschiedlicher Versionen wurde effektiv beseitigt. Die erweiterten Möglichkeiten einer cloudbasierten Software haben dem Team darüber hinaus neue Werkzeuge an die Hand gegeben.

Wichtig: Keine Mitarbeiter:innen haben das Unternehmen aufgrund der Automatisierung verlassen. Im Gegenteil: Das Team hat die Entlastung positiv aufgenommen und konnte sich stärker auf die eigentlichen Unternehmensziele konzentrieren.